Każdy system wspierający działanie organizacji działa w oparciu o słowniki (dane referencyjne). Zawierają one zbiory wartości, których można użyć. W przypadku systemów finansowych będą to np. plany kont, struktura MPK itp. Inne systemy posiadają inne zbiory wartości, typowe dla konkretnego procesu biznesowego. Słowniki są utrzymywane przez osoby wyznaczone przez właścicieli biznesowych procesów. Oni dbają o ich jakość i optymalne dostosowanie do wymagań.
Wyzwanie zaczyna się w sytuacji, gdy podobne zbiory danych są stosowane w różnych procesach biznesowych. W firmie dystrybucyjnej przykładem takich danych mogą być np. słowniki kontrahentów z systemu finansowo-księgowego, słownik klientów z CRM, słownik odbiorców z systemu logistycznego, słownik lokalizacji z systemu serwisowego itp. Każdy z nich zawiera informacje specyficzne dla danego procesu biznesowego, a do opisu pozycji są wykorzystywane inne słowniki.
Nie jest to problem do momentu, gdy chcielibyśmy połączyć dane pochodzące z różnych systemów. Okazuje się wtedy, że połączenie danych jest niezwykle trudne i zajmuje dużo czasu, a rezultat nie gwarantuje wiarygodności. Proste ustalenie rzeczywistej liczby klientów okazuje się dużym wyzwaniem. Każdy z departamentów ma swoje definicje i nie można uzyskać spójnych danych.
Rozwiązaniem jest centralne zarządzanie słownikami, inaczej danymi referencyjnymi oraz stworzenie, w razie potrzeby, ich mapowania z jednego systemu na inny. Pozwoli to w razie potrzeby łatwo wybrać np. transakcje dotyczące klientów z systemu finansowego i połączyć je z danymi pochodzącymi z CRM i systemu logistycznego.
Implementacja centralnego systemu weryfikacji danych referencyjnych pozwala uniknąć wielu błędów związanych z brakiem ich spójności oraz znacznie ułatwia automatyzację tego procesu. Inne podejścia wymagają czasochłonnych procesów uzgadniania zmian metadanych w różnych systemach.
Utrzymywanie danych referencyjnych poza systemami dziedzinowymi ułatwia holistyczne zarządzanie organizacją na podstawie wiarygodnych danych pochodzących z jej różnych części.
