Na rynku prywatnej opieki medycznej widać wyraźny trend – korporacje inwestują w pakiety medyczne dla pracowników, korzystając z oferty największych firm w branży. Ci z kolei korzystają z podwykonawczych usług licznych mniejszych lecznic czy gabinetów prywatnych i samorządowych.
Procesy zakupowe najczęściej odbywają się w reżimie narzuconym przez wewnętrzne procedury zakupowe lub zamówienia publiczne. W tych procesach, wyzwaniem dla przedsiębiorstw oferujących pakiety i ubezpieczenia medyczne jest szybka i precyzyjna analiza zapytania ofertowego, na ogół sprowadzająca się do analizy liczącej wiele setek pozycji listy oczekiwanych usług/produktów medycznych i dopasowania ich do własnych, i podwykonawczych, usług/produktów.
Manualne porządkowanie i mapowanie nazw procedur na wewnętrzne, i podwykonawców, katalogi usług wraz z cennikami i warunkami realizacji bywa czasochłonne i podatne na błędy. To utrudnia terminowe określenie kosztów, opracowanie oferty i skuteczne negocjacje. Znaczącym utrudnieniem tych procesów są nie tylko różne nazwy i kodyfikacja usług/produktów medycznych, ich różny poziom agregacji i uszczegółowienia, ale i odmienne formaty udostępniania danych przez uczestników tych procesów.
Przed wdrożeniem rozwiązania wspomagającego jasno zdefiniowaliśmy główne wyzwania. Oto one:
- Różnorodność formatów ofert – pliki dostawców mogą mieć struktury tabel, kolumn i kodowań różne od wewnętrznego katalogu; pliki dostawców i zamawiającego mogą mieć różne formaty (łącznie z formatem .pdf)
- Zmienność nazewnictwa – nawet ta sama usługa medyczna występuje w opisach z różnymi wariantami słownymi.
- Zmienność uszczegółowienia – ta sama usługa może występować jako osobny produkt lub być zagregowany do innego produktu/usługi
- Wymóg szybkości – by efektywnie negocjować warunki i budżet, zespół zakupów musi otrzymać wyniki mapowania w ciągu minut/godzin, nie dni.
- Wymóg dokładności – by stworzyć konkurencyjną ofertę poszczególne jej składniki muszą być precyzyjnie dopasowane do wymagań zamawiającego tak by utrzymując oczekiwaną marżę oferta była możliwie konkurencyjna.
- Potrzeba kontroli i audytu – każdy etap importu i dopasowania musi być przejrzysty, weryfikowalny i odtwarzalny.
Rozwiązanie – automatyzacja procesów ofertowania i sprzedaży
W odpowiedzi na przedstawione wymagania i wyzwania opracowaliśmy prototyp rozwiązania automatyzującego import ofert, wspomagającego „fuzzy matching” i umożliwiającego użytkownikom biznesowym samodzielne i transparentne mapowanie usług (celem przygotowania optymalnej oferty).
Główne komponenty i elementy technologiczne rozwiązania to:
- Metastudio DRM odpowiedzialne m.in. za import ofert, walidację danych, parametryzacja algorytmów i mapowań oraz interfejs użytkownika odpowiedzialnego za przygotowanie ofert;
- liczne procedury i algorytmy zaimplementowane w rozwiązaniu bazodanowym.
Architektura rozwiązania
Gdzie poszczególne komponenty odpowiadają za:
- Import ofert – za pomocą standardowej funkcjonalności Metastudio DRM ładowane są oferty w formacie plików Excel do słownika ofert zewnętrznych.
- Procedury fuzzy – w bazie danych wdrożyliśmy funkcje wykorzystujące algorytmy dopasowania rozmytego (np. Levenshtein, Jaro-Winkler), które dla każdej importowanej nazwy generują listę kandydatów z wewnętrznego katalogu wraz z wartością zgodności.
- Pulpity mapowania – w Metastudio DRM skonfigurowaliśmy dedykowany pulpit, na którym użytkownik widzi pozycję oferty, propozycje dopasowań posortowane wg współczynnika zgodności oraz szczegóły procedury wewnętrznej.
- Audyt i walidacja – każdy wybór lub korekta użytkownika jest automatycznie zapisywana w audycie, a mechanizmy walidacji dbają o poprawność danych (np. zakresy kodów, brak duplikatów).
Kluczowe funkcjonalności wdrożenia
Rozwiązanie umożliwia osobom zaangażowanym w proces przygotowania oferty efektywny import ofert podwykonawców wraz ze zautomatyzowanym procesem mapowania wymaganych produktów/usług do wymaganych przez zamawiającego układu i struktury bez potrzeby manualnego mapowania kolumn/wartości .
Taka automatyzacja jest możliwa dzięki zastosowaniu mechanizmów dopasowania wartości do wewnętrznego katalogu.
Użytkownik, poprzez dopasowany pulpit, w przypadku niejednoznacznego mapowania poszczególnych produktów/usług medycznych, widzi propozycje dopasowań posortowane wg współczynnika zgodności oraz szczegóły procedury wewnętrznej.
Tym samym, w dość krótkim czasie jest możliwe przygotowanie końcowej oferty katalogu usług/produktów medycznych wraz z cennikiem, składającej się z wielu ofert podwykonawczych.
Cechą naszego rozwiązania jest pełna parametryzacja procesów automatycznych oraz wersjonowanie, pełny audyt i historia zmian, która umożliwia przywrócenia poprzednich mapowań czy wersji oferty.
Automatyzacja procesów ofertowania i sprzedaży – osiągnięte korzyści
Dzięki przygotowanemu prototypowi osiągnęliśmy następujące korzyści:
- Znacząca redukcja czasu mapowań i dopasowani usług/produktów medycznych do wymaganych struktur.
- Poprawa jakości danych.
- Transparentność i kontrola – pełny audyt zapewnia zgodność z procedurami wewnętrznymi i wymogami audytorów.
- Niskie koszty utrzymania – wykorzystanie platformy Metastudio DRM w połączeniu z OpenSource’ową technologią bazodanową (PostgreSQL) minimalizuje nakłady na dodatkowe licencje i integracje.
Perspektywy rozwoju narzędzia
Wraz z osiągniętymi celami realizacji prototypu określiliśmy również perspektywy jego rozszerzenia i rozwoju.
Planowany rozwój dotyczy głównie obszaru
- uczenia maszynowego tj. analizy historycznych mapowań w celu automatycznego uczenia modeli NLP, które będą sugerować poprawniejsze dopasowania;
- integracji z EDI/API tj. bezpośredniego pobierania ofert od dostawców za pośrednictwem standardów EDIFACT lub REST, całkowicie eliminujące manualne uploady;
- rozszerzenia na inne domeny biznesowe – adaptacja rozwiązania do mapowania procedur rehabilitacyjnych, diagnostycznych czy stomatologicznych w innych jednostkach organizacji.
Perspektywy rozwoju narzędzia
Wdrożone rozwiązanie oparte na Metastudio DRM oraz dedykowanych procedurach bazodanowych pozwala firmie oferującej prywatne usługi medyczne i ubezpieczenia zdrowotne na:
- Efektywne i dokładne mapowanie produktów/usług medycznych,
- Oszczędność czasu i zasobów zespołów sprzedaży/zakupów,
- Wzmocnienie pozycji negocjacyjnej dzięki szybszemu dostępowi do rzetelnych analiz kosztów.
- Zwiększenie konkurencyjności oferty dzięki dokładności dopasowania produktów i precyzji określania wartości i oczekiwanej marży.
Dzięki elastyczności Metastudio DRM i zastosowanych technologii rozwiązanie stanowi solidną podstawę istotnych usprawnień procesów zakupowych w sektorze medycznym.
Metastudio DRM – krótka specyfika aplikacji
Metastudio DRM to system zarządzania danymi referencyjnymi umożliwiający:
- Centralne repozytorium słowników (katalogów) procedur, cenników i metadanych,
- Niezależny od silnika bazy intuicyjny interfejs dla użytkowników biznesowych,
- Mechanizmy walidacji (listy wartości, wyrażenia regularne, wartości domyślne),
- Audyt i śledzenie zmian w czasie,
- Elastyczne prezentacje danych (hierarchie, grupowanie, ukrywanie kolumn, prompty, pulpity).
Dzięki temu Metastudio DRM stanowi idealną platformę do rozbudowy o dodatkowe skrypty i procedury specyficzne dla potrzeb klienta.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zastosowaniu aplikacji MetastudioDRM, zapraszamy do rozmowy!
