Standaryzacja i raportowanie w dużych sieciach detalicznych – zastosowanie słowników referencyjnych

Ciekawe studium przypadku, w którym zastosowanie metadanych i zarządzanych przez Metastudio DRM słowników referencyjnych, zostało wykorzystane do rozwiązania problemu niejednorodnego kodowania i nazewnictwa produktów w dużej sieci handlowej. Celem projektu było usprawnienie analizy sprzedaży, kontrola zamówień centralnych oraz raportowanie sprzedaży w perspektywie korporacyjnego katalogu sprzedawanych produktów

Wyzwania postawione przez Klienta

Miliony pozycji paragonowych dziennie można zgromadzić w jednej, centralnej hurtowni danych, ale niejednorodne kodowanie produktów w systemach poszczególnych sklepów i dowolnie definiowane nazwy tych produktów sprawiają, że jakakolwiek analiza sprzedaży według grup asortymentowych staje się niemożliwa, bo nie sposób te dane pogrupować. Decydenci nie znajdują więc łatwej odpowiedzi na pytania, które produkty sprzedają się dobrze, a które słabiej. Nie wiedzą też, czy franczyzobiorcy wywiązują się należycie z zobowiązań i nie zakupują na własną rękę asortymentu, który umownie zobowiązani są zamawiać z magazynu centralnego.

Rozwiązanie – ETL i zarzadzanie słownikami

Zespół Sanmargar Team zaprojektował i wdrożył rozwiązanie, którego głównymi komponentami były:

• standardowe rozwiązanie klasy ETL (w tym przypadku Pentaho Data Integration) odpowiedzialne za procesy ładowania i przetwarzania danych paragonowych
• rozwiązanie do zarządzania jakością danych, w tym przypadku zastosowano autorskie rozwiązanie Sanmargar DQS) obsługujące procesy standaryzacji i czyszczenie danych
• rozwiązanie do zarządzania słownikami i danymi referencyjnymi Metastudio DRM jako centralne repozytorium słowników reguł mapujących, kategoryzujących, oraz sterujących procesami przetwarzania danych.

Osiągnięte korzyści

Realizacja przedsięwzięcia znakomicie wpłynęła na usprawnienie analizy sprzedaży: wystandaryzowane i uporządkowane dane produktowe ułatwiły analizę trendów sprzedażowych i identyfikację najlepiej i najgorzej rotujących produktów.

Dostarczone rozwiązanie usprawniło kontrolę, w jakim stopniu wybrane sklepy korzystają z zamówień centralnych a w jaki zakresie dokonują zakupów lokalnie. Zastosowanie słowników mapujących stosowane na kasach fiskalnych kodyfikacje na korporacyjne katalogi produktów  umożliwiły kontrolę, czy franczyzobiorcy zamawiają asortyment z magazynu centralnego zgodnie z umową.

Ubocznym efektem projektu stała się możliwość raportowania sprzedaży w układzie wymaganym przez centralę korporacji, jak również w układach stosowanych przez agencje badawcze, raitingowe i statystyczne. . Zastosowanie dodatkowych słowników mapujących katalogi produktów pozwoliło na analizę sprzedaży na tle referencyjnych, ogólnopolskich i sektorowych, sprzedaży

Rola Metastudio DRM

Metastudio DRM odegrało kluczową rolę w projekcie, oferując następujące korzyści:

1. Centralne zarządzanie słownikami:
   1. Wszystkie reguły kategoryzujące były przechowywane w jednym miejscu, co znacząco usprawniło ich zarządzanie i aktualizację.
   2. Zmiany wprowadzane były w sposób scentralizowany, eliminując konieczność ręcznej modyfikacji danych w różnych systemach.
   3. Ujednolicona struktura słownika ułatwiła dostęp do informacji i zapewniła spójność danych w całej organizacji.

2. Intuicyjny interfejs:
   1. Interfejs Metastudio DRM jest łatwy w obsłudze i intuicyjny, co pozwoliło użytkownikom biznesowym na samodzielne zarządzanie słownikami bez potrzeby angażowania IT.
   2. Prosta nawigacja i przejrzyste funkcje ułatwiły dodawanie, modyfikowanie i usuwanie reguł kategoryzacji.
   3. Możliwość samodzielnego zarządzania słownikami przez użytkowników biznesowych zwiększyła elastyczność i responsywność organizacji na zmieniające się potrzeby.

3. Mechanizmy walidacji danych słownikowych:
   1. Szeroka gama walidatorów dostępnych w Metastudio, takich jak walidacja zgodności z dziedziną, wyrażenia regularne, czy kontroli składni, pozwoliła na kontrolę poprawności zmian wprowadzanych przez użytkowników.
   2. Mechanizmy walidacji zapewniały wysoką niezawodność realizacji procesów przetwarzania danych, eliminując błędy i niespójności na wczesnym etapie.
   3. Zautomatyzowana walidacja danych słownikowych znacząco usprawniła procesy i zredukowała czasochłonne ręczne kontrole.

4. Mechanizmy historyzacji danych słownikowych:
   1. Metastudio DRM oferuje mechanizmy historyzacji danych słownikowych, umożliwiając śledzenie zmian wprowadzanych w słownikach w czasie.
   2. Umożliwia to przywracanie poprzednich wersji słownika w razie potrzeby, zapewniając bezpieczeństwo i kontrolę nad danymi.
   3. Historyzacja danych słownikowych ułatwia również analizę trendów i zmian w regułach kategoryzacji, co może być cennym źródłem informacji dla biznesu.

Wdrożenie kompleksowego rozwiązania opartego o Metastudio DRM, w połączeniu z Pentaho Data Integration oraz Sanmargar DQS, zastosowanie licznych słowników referencyjnych i mapujących różne katalogi produktów, pozwoliło sieci handlowej na usprawnienie analizy sprzedaży, kontrolę zamówień centralnych, porównywanie własnej sprzedaży do sprzedaży ogólnokrajowej oraz pomiar udziału w rynku sprzedaży poszczególnych kategorii towarowych a w konsekwencji weryfikację pozycji sieci na tle innych sieci sprzedaży. 

Projekt ten pokazuje, jak Metastudio DRM może być wykorzystane do rozwiązania problemów z niejednorodnymi danymi także w innych branżach, gdzie występuje konieczność dynamicznego zarządzania mapowaniami katalogów produktów/usług/parametrów/kont czy np. kategoryzacji stanowisk kadrowych.