W jednym z naszych ostatnich projektów dla instytucji finansowej, zetknęliśmy się z typową sytuacją, w której kluczowym rozwiązaniem okazało się wdrożenie skutecznego zarządzania danymi referencyjnymi. Celem projektu była optymalizacja zarządzania ryzykiem operacyjnym, a szybko okazało się, że właśnie zarządzanie danymi referencyjnymi odgrywa kluczową rolę w osiągnięciu tego celu.
W dzisiejszych czasach, zarządzanie informacją odgrywa kluczową rolę w sukcesie każdej organizacji, szczególnie w obszarach związanych z zarządzaniem ryzykiem operacyjnym. Należy zauważyć, że ryzyko operacyjne obecnie obejmuje nie tylko ryzyko finansowe, ale także ryzyko utraty reputacji czy wizerunku. Jednym z ważnych czynników, który wpływa na prawidłową ocenę ryzyka jest zarządzanie danymi referencyjnymi. Są one niezbędne do prawidłowego funkcjonowania systemów ryzyka i kontroli oraz bezpośrednio wpływają na identyfikację, ocenę i zarządzanie ryzykami. Dodatkowo, są konieczne do oceny i zarządzania praktycznie wszystkimi procesami biznesowymi.
Nie dziwi zatem fakt, że wiele projektów dotyczących zarządzania danymi referencyjnymi jest wynikiem działań zmierzających do lepszego zarządzania ryzykiem operacyjnym.
Zwykle identyfikuje się następujące zagrożenia związane z danymi referencyjnymi, które wpływają na wzrost ryzyka operacyjnego:
- nieaktualne, niekompletne lub niejednolite dane referencyjne, co może prowadzić do błędnych decyzji biznesowych;
- nieodpowiednie zabezpieczenia danych referencyjnych, co może skutkować utratą lub wyciekiem danych;
- brak procedur audytu danych referencyjnych, co może powodować brak kontroli i zaufania do danych;
- brak współpracy między działami i brak integracji danych referencyjnych w procesy biznesowe.
W naszych projektach staramy się trzymać następujący zasad, które pozwalają skutecznie zarządzać danymi referencyjnymi:
- Identyfikacja krytycznych danych referencyjnych: Zidentyfikuj, które zestawy danych są kluczowe dla funkcjonowania organizacji i dostosuj ich zarządzanie w zależności od ich priorytetów.
- Ustanowienie zarządzania danymi: Utwórz system zarządzania danymi, który obejmuje jasne definicje własności, ról i odpowiedzialności za zarządzanie krytycznymi danymi referencyjnymi.
- Wprowadzenie kontroli jakości danych: Stwórz procesy i procedury zapewniające kontrolę jakości danych, aby zapewnić ich dokładność, kompletność i spójność.
- Regularne przeglądy i aktualizacje danych: Regularnie przeglądaj i aktualizuj krytyczne dane referencyjne, aby zagwarantować ich aktualność i odpowiedniość.
- Automatyzacja procesów zarządzania danymi: Wykorzystaj technologię i automatyzację, aby bardziej efektywnie i skutecznie zarządzać krytycznymi danymi referencyjnymi, redukując ryzyko błędów manualnych.
- Monitorowanie wykorzystania danych: Monitoruj wykorzystanie krytycznych danych referencyjnych, aby upewnić się, że są one używane w sposób prawidłowy i wychwytywać obszary potencjalnego ryzyka operacyjnego.
- Zachowanie integralności danych: Zachowaj integralność krytycznych danych referencyjnych, stosując odpowiednie środki bezpieczeństwa i ochrony danych.
- Współpraca z innymi działami: Współpracuj z innymi działami organizacji, aby zapewnić, że krytyczne dane referencyjne są odpowiednio uwzględniane w procesach biznesowych i aby ryzyko operacyjne było odpowiednio zarządzane.
W zarządzaniu ryzykiem operacyjnym, dane referencyjne stanowią kluczowy składnik procesu decyzyjnego oraz gwarantują stabilne i efektywne funkcjonowanie organizacji. Dlatego ważne jest, aby zarządzanie nimi było przemyślane i skuteczne, a także, aby być gotowym na zmiany i zachować elastyczność.
