Z moich doświadczeń wynika, że istnieje spora grupa osób, które nie rozróżniają zarządzania danymi referencyjnymi (RDM) i podstawowymi (MDM). Prawdopodobnie jest to związane z faktem, że rozwiązania służące do zarządzania danymi podstawowymi zawierają narzędzia umożliwiające zarządzanie danymi referencyjnymi. W konsekwencji może dochodzić do niepotrzebnej komplikacji w architekturze rozwiązań, w których ważniejsze jest zarządzanie danymi referencyjnymi niż danymi podstawowymi. Przyjrzyjmy się bliżej różnicom między nimi.
Zarządzanie danymi referencyjnymi (Reference Data Management) to proces zarządzania danymi, które służą do klasyfikacji lub kategoryzacji innych danych. Celem tego typu zarządzania jest zapewnienie:
- Jednoznaczności: dane referencyjne powinny być jednoznaczne;
- Współużywalności: dane referencyjne powinny być wspólne dla wielu systemów i aplikacji;
- Spójności: dane referencyjne powinny być zgodne we wszystkich systemach i aplikacjach;
- Łatwości aktualizacji: dane referencyjne powinny być łatwe do aktualizacji i modyfikacji w razie potrzeby.
Zarządzanie danymi referencyjnymi (RDM) koncentruje się na typach danych, które są wspólnie używane przez wiele systemów i aplikacji w firmie. Służą one jako punkt odniesienia dla innych danych i pomagają w ujednoliceniu i uporządkowaniu informacji. Niektóre rodzaje danych referencyjnych to:
- Dane katalogowe – informacje o produktach, usługach i innych pozycjach oferowanych przez firmę.
- Dane geograficzne – informacje o miejscach, takie jak adresy, kody pocztowe, kraj i region.
- Dane klasyfikacyjne – informacje o kategoriach, grupach i typach produktów, usług i innych pozycji.
- Dane o jednostkach organizacyjnych – informacje o działach, oddziałach i innych jednostkach organizacyjnych w firmie.
- Dane demograficzne – informacje o klientach, pracownikach i innych grupach interesariuszy, takie jak wiek, płeć, adres i inne.
Dzięki zarządzaniu danymi referencyjnymi, można osiągnąć następujące cele biznesowe:
- Ujednolicenie i standaryzacja informacji, co zapewni spójność i zgodność informacji we wszystkich systemach i aplikacjach w firmie.
- Poprawa jakości i dokładności informacji, co wpłynie na podejmowanie trafnych decyzji biznesowych i płynność procesów operacyjnych.
- Zwiększenie efektywności i automatyzacja procesów biznesowych, takich jak fakturowanie, zamawianie i inne.
- Zwiększenie zaufania do informacji, co przełoży się na wiarygodność i skuteczność podejmowanych decyzji biznesowych.
- Poprawa analiz i raportowania, co pozwala na lepsze zrozumienie i wizualizację danych.
Zarządzanie danymi podstawowymi (MDM) to zarządzanie informacjami o produktach, klientach, partnerach biznesowych i innych ważnych obszarach działalności. Specyficzne cechy tego typu zarządzania to:
- Unikalny identyfikator: powinny one posiadać unikatowy identyfikator, aby można je było jednoznacznie zidentyfikować.
- Integralność: powinny być one integralne i niezmienne, aby zagwarantować dokładność i wiarygodność informacji.
- Dostępność: powinny być one dostępne w wielu systemach i aplikacjach, umożliwiając ich wykorzystanie do różnych celów.
- Łatwość aktualizacji: powinny być one łatwe do aktualizacji i zmiany w razie potrzeby.
Zarządzanie danymi podstawowymi (Master Data Management) koncentruje się na zarządzaniu krytycznymi i strategicznymi informacjami, takimi jak:
- informacje o klientach (np. nazwiska, adresy, numery telefonów),
- informacje o produktach (np. nazwy, kody, opisy),
- informacje o kontrahentach (np. nazwy, adresy, numery telefonów),
- informacje o lokalizacjach (np. adresy, numery telefonów).
Celem zarządzania danymi podstawowymi jest utrzymanie jednolitego, wiarygodnego i aktualnego obrazu tych informacji w całej organizacji, co przyczynia się do:
- Ulepszenia efektywności operacyjnej dzięki zapewnieniu spójności i jednorodności informacji we wszystkich działach, co umożliwia usprawnienie procesów biznesowych.
- Lepszych decyzji biznesowych, ponieważ zapewnia się wiarygodność i aktualność informacji, co pozwala na bardziej świadome i skuteczne podejmowanie decyzji biznesowych.
Jak widać, oba typy zarządzania danymi koncentrują się na zapewnieniu jednoznaczności, jakości i spójności danych, ale skupiają się na innych typach danych i celach biznesowych. Są one powiązane i uzupełniają się wzajemnie. Dane referencyjne służą do klasyfikacji i kategoryzacji danych podstawowych, np. kod kraju jest częścią danych referencyjnych, a informacje o imieniu, nazwisku i adresie klienta stanowią dane podstawowe. Efektywne zarządzanie danymi referencyjnymi i podstawowymi pozwala zachować jednoznaczność, jakość i spójność danych w całym systemie informatycznym, co umożliwia podejmowanie bardziej świadomych decyzji biznesowych. Teoretycznie, można zarządzać danymi podstawowymi bez danych referencyjnych, jednak jest to trudne i może prowadzić do poważnych problemów jakościowych.
Wniosek jest prosty – zarządzanie obydwoma typami danych jest zalecane, ale można też zarządzać bez problemu tylko danymi referencyjnymi. Dane referencyjne będą pełnić swoją rolę w poprawie jakości danych w różnych systemach informatycznych.
