Masz przed sobą raporty finansowe i szybko zauważasz, że „coś” się nie zgadza – dział sprzedaży podaje inne wyniki niż dział finansów. Brakuje Ci jasnych odpowiedzi: Kto ma rację? Skąd ten błąd? I jakie będą jego konsekwencje?
Może się okazać, że każdy dział używa innych kategorii klientów lub produktów. Sprzedaż liczy zamówienia według jednej klasyfikacji, a finanse według innej. Efekt? Rozbieżne raporty, błędne decyzje i podwyższone ryzyko finansowe.
To właśnie problem braku spójnych danych referencyjnych – jeśli ich nie uporządkujesz, to system MIS nic nie zmieni. Twoja firma może działać podstawie na sprzecznych informacji. Jak to rozwiązać?
Wprowadzenie do Systemów Informacji Zarządczej (MIS) i Danych Referencyjnych
Dane referencyjne, takie jak:
- struktura organizacyjna, np. Sprzedaż, Marketing, Finanse;
- kategoryzacje (produktów lub usług), w bankowości to np. konta osobiste, kredyty hipoteczne, leasing;
- hierarchie np. geograficzne „Region Europa > Kraj Polska > Województwo Mazowieckie”
są kluczowe dla działania systemów zarządzania informacjami zarządczymi (MIS). Te zbiory informacji klasyfikują i standaryzują dane w przedsiębiorstwie, zapewniając spójność między różnymi systemami i procesami.
Natomiast systemy MIS (Management Information Systems), wykorzystując te dane, centralizują informacje z różnych źródeł. To umożliwia efektywne zarządzanie i podejmowanie strategicznych decyzji.
Błędy w danych referencyjnych mogą prowadzić do poważnych nieprawidłowości w procesach decyzyjnych lub do błędów w wypełnianiu obowiązków sprawozdawczych (które wynikają z aktualnych regulacji). Dokładność i ciągłe zarządzanie danymi są krytyczne dla efektywności operacyjnej przedsiębiorstwa.
Znaczenie Danych Referencyjnych dla Systemów Informacji Zarządczej
Dzięki Danym referencyjnym możemy utrzymać standardy i spójność w przedsiębiorstwie. Ustandaryzowane definicje i kategoryzacje danych, np. te dotyczące produktów czy jednostek biznesowych, pozwalają systemom MIS na automatyczne agregowanie i analizę danych z różnych źródeł. Brak spójności może prowadzić do błędnych wniosków, negatywnie wpływając na wyniki finansowe i operacyjne.
Efektywne zarządzanie danymi referencyjnymi wymaga regularnych: audytów, aktualizacji oraz szkoleń dla użytkowników. To kluczowe dla zachowania dokładności analiz biznesowych i utrzymania przewagi konkurencyjnej.
Trzy zasady uzyskania jednej wersji prawdy:
- integralność,
- dostępność,
- dokładność danych
są fundamentalne dla prawidłowego funkcjonowania systemów MIS.
Integralność danych zapewnia spójność i kompletność informacji przez sztywne protokoły walidacji i narzędzia zarządzania jakością.
Zasada dostępności wymaga, aby dane były dostępne w czasie rzeczywistym dla wszystkich uprawnionych użytkowników, z odpowiednimi środkami bezpieczeństwa.
Dokładność danych referencyjnych jest utrzymywana poprzez ciągłe monitorowanie, aktualizacje i automatyczne powiadomienia o potrzebie korekt, co zapewnia ich aktualność i precyzję.
Praktyczne wdrożenie zasad w kontekście Systemów Informacji Zarządczej
Wdrożenie 3 zasad jednej wersji prawdy zaczyna się od audytu danych, identyfikacji obszarów do poprawy i implementacji narzędzi do integracji danych.
W procesie wdrożenia nie można pominąć szkoleń dla użytkowników i wprowadzenia narzędzi do wizualizacji jakości danych, które pozwolą na bieżące monitorowanie i szybką interwencję. Stałe utrzymanie dobrej jakości danych obejmuje: regularne przeglądy, aktualizacje oprogramowania i adaptację do zmieniających się warunków biznesowych.
Co przyniesie przyszłość i rozwój systemów MIS z perspektywy danych referencyjnych
Rozwój technologii, takich jak sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe, przynosi nowe możliwości dla automatyzacji zarządzania danymi referencyjnymi, zwiększając ich dokładność i dostępność. To ma także swoją cenę. Wzrost możliwości technologicznych wymaga jednocześnie wzmocnienia ochrony danych. Tak, aby zapobiec naruszeniom i zapewnić zgodność z rosnącymi wymogami regulacyjnymi.
Dane referencyjne są fundamentem skutecznego działania systemów MIS. Systemy te zapewniają jedność, spójność i dokładność niezbędnych biznesowo informacji. Przy odpowiednim zarządzaniu, systemy te umożliwiają podejmowanie lepszych decyzji strategicznych i zdecydowanie ograniczają koszty związane z wypełnianiem zobowiązań regulacyjnych. Wdrożenie zasad integralności, dostępności i dokładności danych jest kluczowe dla utrzymania konkurencyjności i innowacyjności w dynamicznym środowisku biznesowym.
Jak przejść od teorii do praktyki? Zebraliśmy naszą wiedzę na temat Zarządzania Danymi Referencyjnymi i praktycznych wdrożeń w formie certyfikowanego cyklu szkoleń.
Jeśli Zarządzanie Danymi Referencyjnymi to obszar, w którym chcesz się rozwijać, zgłoś swoje zainteresowanie szkoleniem.
