W dobie cyfryzacji i rosnącej roli danych w procesach decyzyjnych, efektywne zarządzanie danymi referencyjnymi staje się kluczowe dla zapewnienia spójności i jakości informacji w przedsiębiorstwie. Metastudio DRM (Reference Data Management) to platforma, która pozwala organizacjom na scentralizowane zarządzanie danymi referencyjnymi, przyczyniając się do ich lepszego wykorzystania w codziennych operacjach oraz strategicznych analizach. Ten artykuł skupia się na praktycznym zastosowaniu Metastudio DRM w optymalizacji procesów operacyjnych związanych z zarządzaniem planem kont instytucji finansowej np. po fuzjach bankowych, demonstrując, jak narzędzie to pomaga w przezwyciężaniu wyzwań związanych z integracją i zarządzaniem danymi.
Przegląd funkcjonalności Metastudio DRM
Metastudio DRM to zaawansowane narzędzie do zarządzania danymi referencyjnymi, które oferuje użytkownikom szeroki zakres możliwości, od tworzenia i utrzymania spójnych słowników danych po zaawansowane funkcje walidacji i workflow. Platforma ta jest zintegrowana z różnorodnymi systemami bazodanowymi, co zapewnia wysoką elastyczność, wydajność i bezpieczeństwo danych. Kluczowe funkcje obejmują:
- tworzenie i edycja słowników danych,
- zaawansowane walidacje krzyżowe między tabelami,
- zarządzanie historią dokonywanych zmian,
- automatyzacja procesów biznesowych za pomocą funkcji workflow,
- intuicyjne i czytelne raportowanie stanów i zmian w danych.
Analiza przypadku:
Reorganizacja procesów księgowych w wyniku fuzji
Po fuzji Banku BNP Paribas i Raiffeisen Bank, a tym samym znaczącym zwiększeniu działalności operacyjnej Banku i rozproszeniu organizacyjnym związanym z umiejscowieniem działów i departamentów w różnych aglomeracjach, pojawiło się wyzwanie związane z usprawnieniem, rozproszonych procesów księgowych, integracją i centralizacją zarządzania planem kont i zastąpieniem procesów wymiany danych opartych głównie o skoroszyty xls. Proces ten wymagał nie tylko technicznego przeniesienia danych, ale również ich standaryzacji, walidacji i dostosowania do zmieniającej się skali, oraz rozległości, operacyjnej a tym samym zapewnienia wysokiej efektywności operacyjnej. Przeniesienie danych i procesów zarządzania nimi do Metastudio DRM umożliwiło:
- centralne zarządzanie planem kont,
- znaczące zwiększenie efektywności procesów zarządzania zmianami danych,
- eliminację błędów i duplikacji poprzez ujednolicone formaty i zasady walidacji,
- łatwiejszą współpracę i dostęp do danych dla różnych jednostek organizacyjnych.
Studium przypadku: Proces opiniowania i aktualizacji danych
Szczególnym przykładem efektywnego wykorzystania Metastudio DRM jest mechanizm opiniowania zmian w danych referencyjnych. Każda zmiana w planie kont, zanim zostanie zatwierdzona, przechodzi przez etapy robocze, opinii i aktywacji. Dzięki zintegrowanym funkcjom workflow, informacje o stanie zmian są automatycznie rozsyłane do zainteresowanych stron, co znacząco skraca czas i zwiększa efektywność, niezawodność i przejrzystość procesów.
Rozwiązania i korzyści z zastosowania Metastudio DRM
Implementacja Metastudio DRM umożliwiła efektywne zarządzanie danymi księgowymi w centralnym repozytorium, co znacząco ułatwiło procesy audytu, raportowania finansowego oraz codzienną pracę użytkowników. Dzięki funkcjonalnościom takim jak:
- system powiadomień o zmianach danych oraz koniecznych działaniach
- workflow umożliwiające przejrzyste procesy opiniowania zmian w danych,
- utrzymanie historii zmian i dostęp do historycznych wersji słowników i parametrów,
- system walidacji zapewniający spójność, jednoznaczność i kompletność danych,
- rozbudowane raporty błędów z czytelnymi komunikatami dla użytkowników,
firma zyskała narzędzie, które nie tylko usprawnia zarządzanie danymi, ale także znacząco podnosi jakość, efektywność i bezpieczeństwo operacji finansowych.
Podsumowanie
Zastosowanie Metastudio DRM w Bank BNP Paribas demonstruje, jak zaawansowane narzędzia do zarządzania danymi referencyjnymi mogą znacząco przyczynić się do poprawy efektywności i jakości procesów biznesowych w rozproszonych geograficznie, o dużej skali działalności, organizacjach Umożliwia ono nie tylko lepsze zarządzanie danymi, ale również wspiera decyzje operacyjne poprzez zapewnienie wiarygodnych, spójnych, aktualnych i historycznych, informacji. Rozwój platformy kontynuowany będzie w kierunku jeszcze większej integracji z innymi systemami i procesami, automatyzacji i elastyczności, odpowiadając na potrzeby dynamicznie zmieniającego się międzynarodowego środowiska biznesowego Banku.
„Wraz z rosnącą skalą procesów łączenia banków w grupie BNP, napotkaliśmy poważne wyzwania związane z organizacją zarządzania zmianami w planie kont. Do tej pory operowaliśmy na plikach Excela, co stawało się coraz mniej efektywne w obliczu rosnącej złożoności zadań. Znaczącym wyzwaniem okazało się obsługiwanie wieloetapowego procesu akceptacji i weryfikacji zmian w planie kont, co stawało się coraz bardziej skomplikowane wraz z rozwojem naszej działalności. W odpowiedzi na te wyzwania, rozpoczęliśmy poszukiwania nowego rozwiązania. Nasz zespół IT zaproponował wdrożenie systemu Metastudio DRM. Wdrożenie nowego systemu okazało się doskonałą decyzją; znacząco ułatwiło zarządzanie danymi, walidację oraz kontrolę jakości. Dzięki temu podniosła się efektywność pracy i poprawiło zarządzanie złożonymi procesami w całym banku.”
Lech Mioduchowski, Kierownik zespołu w Departamencie Standardów Rachunkowości, Bank BNP Paribas Polska
„IT Banku aktywnie wspiera użytkowników, dążąc do optymalnego wykorzystania istniejących rozwiązań bankowych, które spełniają wymagania biznesowe. Przykładem takiego działania jest wdrożenie Metastudio DRM, które stało się kluczowym narzędziem do scentralizowanego zarządzania słownikami w banku. Dzięki Metastudio udało się zastąpić nieefektywne procesy oparte o skoroszyty Excela, co pozytywnie wpłynęło między innymi na zarządzanie zmianami planu kont. Rozwiązanie to nie tylko spełniło oczekiwania użytkowników biznesowych, ale również potwierdziło swoje miejsce w architekturze korporacyjnej naszego banku”
Piotr Piasek, IT Chapter Leader , Bank BNP Paribas Polska
BNP Paribas Bank Polska SA – bank uniwersalny z siedzibą w Warszawie, działający pod tą nazwą od 2011, notowany na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie, będący częścią międzynarodowej grupy bankowej BNP Paribas.
Sanmargar Team – producent rozwiązania Metastudio DRM do zarządzania danymi referencyjnymi. Metastudio DRM to centralne zarządzanie słownikami, metadanymi i danymi referencyjnym – pozwala na import/export, edycję i integrację wszystkich tabel słownikowych z jednego miejsca w organizacji. Szczególne zastosowanie znajduje w procesach parametryzacji procesów wymiany i utrzymania referencyjnych danych, optymalizacji przygotowania danych dla systemów zewnętrznych i rozwiązań raportowych w m.in. obszarach zarządzania katalogami produktów i usług, danych kadrowych, parametrów finansowych i sprzedażowych w rozległych, często o międzynarodowym zasięgu, korporacjach.
