Kilka lat temu, na ostatnim etapie wdrożenia systemu raportowania dla zarządu średniej wielkości organizacji, jeden z jego członków zadał pytanie: “Czy to, co widzę w raporcie jest wiarygodne?”. Wywołał tym sporą konsternację wśród uczestników spotkania. Mieliśmy świadomość, że liczby zostały zweryfikowane przez pracowników merytorycznych i ryzyko błędu jest minimalne. Jednak czy to jest odpowiedź na tak postawione pytanie? Czy konieczna i dostateczna jest weryfikacja zawartości raportu przez eksperta, by być pewnym jego wiarygodności? Jeden z kolegów podjął wyzwanie i odpowiedział na to pytanie w trzech krokach.
Zaczął od przedstawienia definicji raportu. Źródłem wiedzy na ten temat są jego metadane. Sprawdził, czy zawierają właściwe pojęcia biznesowe związane ze zjawiskami, które mieliśmy obserwować np. jeśli interesuje nas sprzedaż, to powinny być tam użyte dane opisane jako wartość sprzedaży w odpowiednich kategoriach. Zapisane i aktualizowane na bieżąco metadane raportu pozwalają na szybką weryfikację jego definicji.
Następnie sprawdził jakie dane źródłowe zostały użyte oraz sposób ich mapowania na kategorie użyte w raporcie. Parametry raportu powinny być zgodne z wewnętrznym systemem danych referencyjnych. Istotny był tutaj dostęp do wiarygodnych danych referencyjnych. Utrzymanie ich jakości na odpowiednim poziomie pozwala mieć pewność, że w raporcie znajdują się dane pochodzące z właściwych źródeł. Bardzo przydatny był tutaj centralny system zarządzania danymi referencyjnymi, który pozwalał na bieżąco śledzić zmiany. Dzięki niemu możliwa była również implementacja automatycznych procesów weryfikacji danych źródłowych.
Na zakończenie pokazał wskaźniki monitorujące proces generowania konkretnej instancji raportu. Z ich pomocą można zweryfikować czy do raportu trafiły dane kompletne i odpowiedniej jakości. Jeden rzut oka wystarczył by stwierdzić, że wszystko jest w porządku. W przypadku problemów można było tam odnaleźć wskazówki jak je naprawić.
Być może taka odpowiedź nie dla wszystkich będzie satysfakcjonująca. Są osoby, które dopiero wtedy, gdy mają wszystkie dane detaliczne w arkuszu kalkulacyjnym są skłonne potwierdzić ich wiarygodność. Nie wszyscy mają na to czas. Przy wsparciu odpowiednich narzędzi przejście wyżej wspomnianych kroków będzie znacznie szybsze i dostępne dla wszystkich. Wdrożenie automatycznej weryfikacji raportów spowoduje, że proces będzie praktycznie niezauważalny dla odbiorców.
Projekt zakończył się sukcesem. Trudno mi powiedzieć jaki wpływ na to miała udzielona wtedy odpowiedź. Z jednej strony wiedza eksperta, a z drugiej przejrzysty proces generowania raportów to zdecydowanie dobre połączenie.
